Aufgabenmanagement

Kontrolliere deine Aufgaben besser als jemals zuvor.

Weniger ist mehr!

OC bietet dir verschiedene Funktionen, um Aufgaben einfacher zu managen und nichts aus den Augen zu verlieren. Durch klar definierte Zuständigkeiten, strukturierte Aufgabenansichten und deutliche Planung endet das Aufgabenmanagement nicht mehr im Chaos. Ein Anwendungsbeispiel zeigt dir, wie selbst remote arbeitende Teams OC für gutes Aufgabenmanagement und Brainstorming nutzen können.

Zuständigkeiten

In einer Aufgabe kann die Zuständigkeit für den entsprechenden Task für eine oder mehrere Personen festgelegt werden. Die Zuständigkeit unterscheidet dabei zwischen Aufgabe und Info, also ob ein Mitarbeiter direkt an der Erledigung der Aufgabe mitwirkt oder nur über den Fortschritt informiert wird. In beiden Fällen erhalten die zuständigen Personen eine Mitteilung wenn es Änderungen in der Aufgabe gibt
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Prioritäten

Jede Aufgabe kann individuell priorisiert werden. Die Priorisierungslevel können selbstständig definiert und geändert werden. In der Kanban Ansicht können Aufgaben leicht in andere Prioritäten verschoben werden und ändern dann auch direkt ihr entsprechendes Label. Auch in den anderen Ansichten sind die Aufgabenprioritäten sichtbar und können geordnet werden.
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Unteraufgaben

In jeder Aufgabe können Unteraufgaben angelegt werden. Durch die Nutzung der Unteraufgaben bekommen komplexere Aufgaben noch mehr Struktur. Die Unteraufgaben werden als Liste angelegt und können nach erfolgreicher Erledigung einfach abgehakt werden. So herrscht nicht nur Ordnung in der Organisation der Aufgabe sondern es hinterlässt auch noch das gute Gefühl wieder etwas erledigt zu haben.
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Kommunikation

Die Kommunikationsansicht hilft alle Neuigkeiten zu finden, die sich in den einzelnen Aufgaben ergeben haben. Mit einer Ansicht hat man den kompletten Überblick über alle Aktivitäten, ohne jede Aufgabe einzeln anklicken zu müssen. Um bestimmte, wichtige Aktivitäten schnell darstellen zu können, hilft die Filterung. Hier kann sowohl die Art der Aktivität als auch eine zeitliche Begrenzung eingestellt werden.
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Filter

Filter können genutzt werden um gewünschte Aktivitäten besser und schneller einsehen oder vergleichen zu können, Projektfortschritte zu verfolgen oder den Arbeitseinsatz von Mitarbeitern nachzuvollziehen. Filter ermöglichen – wie der Name es schon sagt – eine Filterung bestimmter Aspekte. So können Aktivitäten in einer oder mehrerer Gruppen, in einem bestimmten Zeitraum, durch eine oder mehrere Personen und/oder mit einer bestimmten Priorität festgelegt werden.
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Tages- und Wochenplanung

Die Tages- und Wochenplanung „Mein Tag“ und „Meine Woche“ zeigt die individuellen Aufgaben eines Users an. Die Aufgaben die am heutigen Tag bzw. in dieser Woche anstehen werden in diesen Ansichten gelistet. Aufgaben ohne Deadline sind hier genauso wieder zu finden wie die Aufgaben, deren Deadline noch nicht abgelaufen ist. 
So werden unmittelbar anstehende Aufgaben präsent dargestellt und die Liste wird durch Abhaken nach Bearbeitung stetig kleiner.
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Fristen einhalten

Wenn Du mit einem Kunden eine Frist vereinbart hast, oder eine interne Frist festgelegt wurde, dann ist eine Kontrolle dieser Fristen sinnvoll. So hast Du Projektverzögerungen im Blick kannst gegebenenfalls frühzeitig Maßnahmen zur Einhaltung der Frist oder ein Verschieben der Frist besprechen.
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Budgets im Blick

Behalte die Projektbudgets im Blick. Eine Balkenstruktur in der Management-Ansicht gibt pro Board das bereits verwendete Zeitbudget wieder und stellt gleichzeitig visuell dar, wie viel Budget für ein Projekt noch verfügbar ist. Ebenfalls siehst Du die Anzahl noch offene Aufgaben und kannst so abschätzen ob ihr noch im Budget seit.
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Retime - die Wiedervorlage für Listen!

Sollten am Ende des Tages oder der Woche noch nicht alle Aufgaben abgearbeitet worden sein oder muss die Bearbeitung der Aufgabe verschoben werden, so kann man die Aufgabe um ein paar Tage oder Wochen verschieben oder auf ein bestimmtes Datum setzten. Die Aufgabe taucht dann bis zum festgelegten Termin nicht mehr in diesen Ansichten auf.
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Board-Ansichten

In OC erwarten dich verschiedene Ansichten der Arbeitsoberfläche, die eine individuell Einrichtung und Benutzung ermöglichen. In den Boards gibt es neben klassischer ToDo Listen auch die flexible Kanban Ansicht. Auch eine Kommunikations-Ansicht, eine Kalender-Ansicht und eine Gantt- Ansicht zählen zu den wählbaren Ansichtsmöglichkeiten. 
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