Lege mit OC schon vorab die Themen für eure nächste Teambesprechung fest. Ordne sie die entsprechenden Datum zu und legen dann die Reihenfolge fest, in der die Themen abgearbeitet werden. Dein ganzes Team hat Zugriff auf dieses Board und kann Themenwünsche vorab einbringen anstatt das „kurze Meeting“ unverhofft mit neuen Themen in die Länge zu ziehen.

Hake besprochene Themen direkt in der Besprechung ab. Dann wird auch kein Thema unter den Tisch fallen.

Auf natürlich können die Themen auch schon vorab in den Aufgaben angeteasert oder diskutiert werden. Wechsel dann in die Kommunikationsansicht um keine Diskussion zu verpassen.

Wer hat im letzten Meeting nochmal das Protokoll geschrieben? Und hab ich ein Standard-Thema vergessen? Diese Fragen hilft OC dir schnell und auf einen Blick zu beantworten.

Plane kommende Meetings in der Kanban-Ansicht, werfe einen Blick zurück auf vorhergehende Meetings und nutze Standard Elemente, die Teil einer jeden Besprechung in deiner Firma sind.

Lege schon vorab fest, wer den Vorsitz der Besprechung hat und wer das Protokoll schreibt und keiner kann mehr sagen er hätte von nichts gewusst.

Sollte es noch Gesprächsbedarf für einzelne Themen geben, können die Kommentare in die Themen gesetzt werden und jeder kann einfach wieder nachvollziehen, worum es ging.

Sammel unter einer Priorität alle Protokolle vorangegangener Besprechungen. Lege dafür zum Beispiel je Besprechung eine Aufgabe an, in der das Protokoll hochgeladen wird.

Weise die Aufgabe dem Protokollant der jeweiligen Woche zu, damit dieser über die Aufgabe informiert wird. Die Festsetzung einer Deadline hilft, dass diese Aufgabe nicht vergessen wird.

Jeder, der sich das Protokoll im Nachgang noch einmal durchlesen möchte, findet die Dokumente übersichtlich geordnet im Board wieder.

Informiere dein Team über die Themen in anstehenden Besprechungen. Benenne pro Thema einen oder mehrere Bearbeiter. In diesem Fall also die Kollegen, die auch im Arbeitsalltag mit dem entsprechenden Thema zu tun haben. Sie können sich dann gezielt im Vorfeld des Meetings auf ein kurzes Briefing des Themas oder ähnliches vorbereiten. Damit auch alle anderen Teammitglieder Informationen über Änderungen der Tagesordnung bekommen, setze das Häkchen für alle im Informationsfeld.