Der Administrator einer Workspace (also derjenige, der OC für eine Firma aufgebaut hat) besitzt volle Rechte, die auch nicht in der Benutzerverwaltung geändert werden können. Allerdings können auch anderen Mitarbeitern Administratorenrechte für bestimmte Gruppen zugeordnet werden. Es ist sinnvoll, diese Rechte an Projektleiter, Abteilungsleiter etc. zu geben. Pass auf, dass die Systemrechte entsprechend angepasst sind. Es sollten in diesem Fall mindestens die Rollenverwaltung, Berichte mit eigenen und allen Daten, Benutzerverwaltung und neuen Systembenutzer einladen ausgewählt sein. Bearbeite dann die Rolle Administrator. Hier ist es sinnvoll, dem Administrator alle Rechte zuzusprechen.

Der Großteil deiner Mitarbeiter wird wahrscheinlich Mitgliedsrechte bekommen. Um OC optimal nutzen zu können, sind mindestens die folgenden Anforderungen empfehlenswert: 

Als Systemrechte sollten Mitglieder mindestens Zugang zur Zeiterfassung bekommen und Berichte mit eigenen Daten lesen dürfen. Auf Gruppenebene sollten alle Löschfunktionen deaktiviert werden. Andere Einstellungen hingegen könnten zugelassen werden.

Bei bestimmten Projekten macht es Sinn, einen Kunden in ein Board oder eine Gruppe einzuladen. So kann der Kunde direkt den Fortschritt der in Auftrag gegebenen Arbeiten nachverfolgen. Andere Rechte als das Recht zur Ansicht der Aufgaben sollte es aber nicht geben.

Externe Mitarbeiter wie zum Beispiel Freelancer sollten andere Rechte zugewiesen bekommen als feste Mitarbeiter in einem Unternehmen. Diese Mitarbeiter kannst Du unter der Rolle Externals zusammenfassen. Auch sie benötigen gewissen Mindestrechte, um OC im Arbeitsalltag optimal nutzen zu können.

Um seine Zeit erfassen zu können, braucht auch ein externer Mitarbeiter das Systemrecht Zugang zur Zeiterfassung. Außerdem sollte er Berichte mit seinen eigenen Daten lesen können. Die Rechte auf Gruppenebene sind relativ beschränkt. Hier bräuchte diese Kategorie Mitarbeiter mindestens die Rechte eine neue Aufgabe zu erstellen und die Zeit erfassen zu können.